Аутсорсинг является довольно востребованным HR-инструментом для реорганизации работы компании из практически любой сферы бизнеса. Эта технология управления кадрами позволяет компании решить сразу несколько задач:
• Уменьшить расходы на постоянное содержание штатного персонала; • Повысить качество товаров, услуг и работы компании в целом без увеличения бюджета и расходов других ресурсов; • Снизить все юридические риски, которые связаны с официальным оформлением сотрудников в штат, их увольнением, взаимодействием с надзорными органами с области трудового права.
Понятие аутсорсинга
Аутсорсинг («outsourcing») – это фактически делегирование части непрофильных бизнес-процессов, включая функции по управлению кадрами, стороннему исполнителю или подрядчику. Многим компаниям не требуется собственный кадровый отдел для управления работниками, поэтому они передают эту функцию выбранному провайдеру услуг аутсорсинга. Заказчик услуги аутсорсинг экономит на поиске персонала, проведении собеседований, официальном оформлении в штат, обучении новых кандидатов, а также замене отсутствующих работников. Ответственность за качество каждого из перечисленных процессов ложится на аутсорсера.
Посреднику сегодня можно передать на аутсорсинг любые направления:
• IT-сфера. Включает передачу провайдеру технической поддержки и обновления программного обеспечения компании-заказчика, а также разработку новых цифровых продуктов в соответствии с техническим заданием клиента; • Бухгалтерское сопровождение. В этом случае подрядчик занимается обработкой всех финансовых документов заказчика, ведет полный документооборот, составляет отчеты, оформляет документы по запросу; • Кадровое сопровождение. Аутсорсер ведет полное кадровое делопроизводство, что включает: ведение личных дел персонала, учет и заполнение трудовых книжек в различных форматах, выпускает приказы и готовит другие официальные документы в рамках трудового законодательства. Провайдер услуги занимается оформлением командировок персонала, больничных, отпусков, декретов. С помощью аутсорсера ведется как массовый прием на работу с увольнением, так и индивидуальная работа с каждым сотрудником; • Аутсорсинг административных должностей. Эта область включает передачу посреднику работу курьерской службы, персонала ресепшена, отдела закупок, продаж, функции секретаря и маркетолога, а также работу колл-центра; • Производственный аутсорсинг. Партнер организует один или несколько этапов производственного процесса, принимая на себя ответственность за качество, а также технику безопасности; • Склад на аутсорсе. Эта услуга включает обеспечение работы складского объекта с обеспечением правильного хранения, перемещения и выдачи ТМЦ.
На аутсорс можно передать любые направления - от узкопрофильных должностей до подбора линейного персонала. Аутсорсинговому агентству можно передать любой процесс, который не является основным для компании, чтобы уверенно освободить административные и финансовые ресурсы.
Отличия аутсорсинга от других HR-технологий
Услуга аутсорсинга представляет собой делегирование непрофильных процессов агентству-провайдеру в рамках заключаемого договора. Сторонами этого договора являются компания-заказчик и само аутсорсинговое агентство. Услугополучатель делегирует провайдеру управление определенными процессами, включая кадровое сопровождение и расчеты с персоналом. Вся юридическая ответственность при этом также ложится на провайдера услуги.
Нередко аутсорсинг путают с другими формами управления кадрами. Предоставление труда работников на аутстаффе часто принимается за привлечение персонала на аутсорсе. Аутстаффинговый персонал при этом работает под контролем заказчика и в его интересах, но зарплату получают от официального работодателя – кадрового агентства. В случае аутсорсинга работников контролирует предоставившая их кадровая компания, которая также ведет все расчеты и кадровое делопроизводство.
С 2016 года аутсорсинговые услуги оказывают лицензированные кадровые агентства, которые прошли процедуру государственной аккредитации с выдачей официального документа.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Использование аутсорсинга позволяет компаниям значительно сэкономить бюджет и рабочее время, а также привлечь к работе самые квалифицированные кадры. Заказчик также получает надежную защиту от всех юридических проблем, которые связанны с официальными трудовыми отношениями.
Есть еще несколько плюсов использования трудовых ресурсов на аутсорсе:
• Гарантия бесперебойности всех процессов в компании. Агентство быстро заменит любого сотрудника независимо от ситуации, в случае больничного или отпуска, а также при форс-мажорных обстоятельствах; • Возможность расширить деятельность компании. Провайдер услуги аутсорсинг может предоставить сотрудников любых специальностей, а также все расходные материалы, оборудование, униформу. Заказчик может быстро освоить новые направления бизнеса, получив сразу подготовленную команду работников; • Фокусировка только на профильных бизнес-процессах. Аутсорсер занимается всеми второстепенными задачами, обеспечивая полное сопровождение кадровых единиц. Эта услуга имеет и некоторые негативные стороны: • Всегда есть риск столкнуться с компанией-мошенником. Недобросовестный провайдер может уклоняться от уплаты налогов, задерживать зарплату, а также нарушать закон другими способами. Это может привести к наложению штрафов на заказчика и другим проблемам. В подобную ситуацию можно попасть при отсутствии адекватной конкуренции среди аутсорсеров; • Соблюдение конфиденциальности и сохранение коммерческой тайны. Конфиденциальная информация заказчика услуги может оказаться под угрозой в случае недобросовестной работы аутсорсингового персонала. Работники могут раскрыть коммерческую тайну случайно или нарочно скопировать важные данные.
Для защиты от подобных рисков следует внимательно изучать договор и вносить в него пункты, связанные с различными конфиденциальными данными, еще на этапе согласования условий сотрудничества.
Кому нужен аутсорсинг
К услугам аутсорсинговых агентств прибегают компании с любым статусом – малый или средний бизнес, а также крупные корпорации. Предприятия с небольшой численностью штата используют услуги для организации нерегулярных непрофильных бизнес-процессов. Поиск работника для разовой задачи требует затрат ресурсов, поэтому проще обратиться к надежному провайдеру квалифицированных кадров. Услуга также позволяет сохранить определенный налоговый статус и связанные с ним льготы.Крупные компании также используют аутсорсинговые трудовые ресурсы, чтобы не отвлекаться от главных бизнес-процессов. Посредник обеспечит компанию качественной технической поддержкой, секретариатом, административными кадрами, а также любыми линейными сотрудниками. Плюсы в том что аутсорсер сам организует обучение и аттестацию персонала, а также быстро заменит работников в отпуске или на больничном. При большом штате проще делегировать эти функции надежному партнеру – аутсорсинговому агентству. При этом минусы у данной услуги практически отсутствуют.
Минусы - не стоит отдавать на аутсорс уникальные процессы или авторскую работу. Но предприятие, предоставляющее эксклюзивные товары или услуги, может использовать аутсорс для продажи или доставки. Так конфиденциальная информация останется в тайне, а непрофильные процессы будут успешно переданы подрядчику.
Этапы аутсорсинга
Сотрудничество с аутсорсинговым агентством начинается с анализа заказчиком тех процессов, которые он хочет передать посреднику. Важно представлять результат и сроки его получения для составления технического задания для агентства.
В ТЗ указываются объемы и сложность работ, график предприятия, а также критерии качества и допустимые отклонения в процессах на аутсорсе. Грамотное техническое задание позволяет сторонам сотрудничества легко понять друг друга и эффективно сработаться.
Выбор аутсорсера для сотрудничества – важный этап, который требует пристального изучения опыта агентства, наличия отзывов, репутации в целом. Опытный провайдер кадров сможет быстро собрать целую команду и вывести ее на объект точно в срок. Надежная репутация дает гарантию стабильности в любой ситуации, включая экономические потрясения из-за различных мировых событий.
Схема заказа персонала на аутсорсе состоит из нескольких этапов:
• Обращение заказчика в агентство; • Назначение менеджера; • Заключение договора; • Сопровождение проекта менеджером и консультирование заказчика.
Персональный менеджер агентства ответит на любые запросы клиента, проконтролирует работу отобранных сотрудников и подготовит отчет для заказчика. Менеджер также обязан своевременно устранять любые проблемы в работе, организовывая замену персонала в любой ситуации.
Аутсорсинговое агентство обеспечивает предоставленный персонал нужными расходными материалами, проводит обучение технике безопасности, обеспечивает охрану труда. Аутсорсер может отстранить работника в соответствии со статьей 76 ТК РФ, расследует несчастные случаи и общается с надзорными органами.
Резюмируя, отметим, что предоставляемые услуги – это надежный инструмент для управления кадрами. Важно отличать его от аутстаффинга и внимательно выбирать провайдера услуги. С помощью профессионального аутсорсинга можно уверенно сфокусироваться на профильной для компании деятельности.